Datenschutz für Lieferanten und Partner

Fassung 2026-10-06.1 · 6. Oktober 2026. Diese Information betrifft das CosplayHero-Partnerkonto, die Lieferantenzusammenarbeit und die über den Supplier Hub abgewickelte Auslieferung. Die Kenntnisnahme ist keine Einwilligung in Werbung.

Verantwortlicher und Kontakt

Nakaryu GmbH, Franz-Liszt str. 3, 90571 Schwaig, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer Maximilian Wellner. Datenschutzanfragen: info@cosplayhero.de. Weitere Unternehmensangaben im Impressum.

Welche Daten wofür verarbeitet werden

Für Registrierung, E-Mail-Bestätigung und Anmeldung verarbeiten wir Kontoname, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash und notwendige technische Sicherheitsdaten. Für Aufnahme und Zusammenarbeit werden Unternehmens-, Kontakt-, Steuer-, Zahlungs-, Lager- und Rücksendedaten sowie Korrespondenz benötigt. Produktdaten, Rechtenachweise, Sicherheitsreferenzen, vereinbarte Aufträge, Liefernachweise und Abrechnungsdaten dienen der konkreten Zusammenarbeit.

Vertragsbestätigungen werden mit Konto- und Lieferantenkennung, Unternehmen, Zeitpunkt und einer Kopie samt Prüfsumme der bestätigten Dokumentfassung gespeichert. Die dokumentierte Freigabe enthält die verantwortliche prüfende Person, Zeitpunkt und Nachweisreferenzen. Diese Protokolle dienen dem Nachweis der geltenden Vereinbarungen und der Verhinderung unberechtigter Datenzugriffe, nicht einem frei erfundenen Zustimmungsnachweis.

Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für Vertragsanbahnung und -durchführung mit natürlichen Personen, Buchstabe f für berechtigte Interessen an Geschäftskontakten, sicherem Betrieb und Nachweis berechtigter Ansprüche sowie Buchstabe c für gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Werbliche E-Mail-Nutzung setzt eine gesonderte zulässige Grundlage voraus und ist nicht Teil der Partnerbestätigung.

Erforderlichkeit und Empfänger

Pflichtangaben sind für Kontoabsicherung, Partnerprüfung oder konkrete Vertragsabwicklung erforderlich; ohne sie kann die betreffende Funktion oder Zusammenarbeit nicht freigegeben werden. Berechtigte Beschäftigte von Nakaryu GmbH erhalten Zugriff im notwendigen Umfang. Beauftragte IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister, Zahlungs- und Versanddienstleister sowie Rechts- und Steuerberatung können je nach Aufgabe erforderliche Daten erhalten. Behörden erhalten Daten nur bei einschlägiger rechtlicher Verpflichtung oder sonst zulässiger Grundlage.

Unternehmensname beziehungsweise Marke und bereitgestellte Produktinformationen können im Shop erscheinen. Interne Bank-, Steuer- und Vertragsnachweise werden nicht als Produktbeschreibung veröffentlicht. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Artikels 22 DSGVO statt: die Lieferantenfreigabe erfordert eine dokumentierte menschliche Prüfung. Technische Vollständigkeitsprüfungen ersetzen diese Prüfung nicht.

Kundendaten bei Herstellung und Fulfillment

Wenn ein Auftrag durch einen freigegebenen Produktions- oder Fulfillmentpartner ausgeführt wird, werden die hierfür erforderlichen Bestellpositionen und Konfigurationen, Name und Lieferanschrift sowie notwendige Versandinformationen bereitgestellt. Telefonnummer und freie Kundennotiz werden im Supplier Hub nur nach dokumentierter Erforderlichkeit freigegeben. Zahlungszugangsdaten werden dem Lieferanten nicht für Fulfillment bereitgestellt.

Die Weitergabe notwendiger Daten zur Durchführung des Kundenvertrags stützt sich auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, nicht auf eine pauschale „Einwilligung durch Kauf“. Weitere Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche beruht auf der jeweiligen gesetzlichen Grundlage. Eigene Werbung und Übernahme in einen eigenen Kundenbestand sind den Partnern nicht gestattet.

Die tatsächliche Rolle jedes Empfängers wird geprüft. Bei Auftragsverarbeitung ist ein abgeschlossener AV-Vertrag einschließlich konkreter Anlagen Voraussetzung für den Datenzugriff; bei eigenständiger Verantwortlichkeit werden Rolle und zulässige Verarbeitung gesondert dokumentiert. Die Veröffentlichung eines Musters begründet keinen bereits abgeschlossenen AV-Vertrag.

Zugriffsorte und Transfers in Drittstaaten

Produktions- und Versandpartner können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums tätig sein; bestehende Verbraucherinformationen nennen insbesondere Produktion und Versand aus China. Alle tatsächlichen Datenzugriffsländer einschließlich Support und Unterauftragnehmern müssen vor einer Supplier-Hub-Freigabe geprüft werden. Ein EU-Lager schließt einen Drittlandzugriff nicht aus.

Für Drittlandübermittlungen muss vor Freigabe ein anwendbarer Mechanismus nach Kapitel V DSGVO dokumentiert sein, etwa ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien einschließlich gegebenenfalls Standardvertragsklauseln, Transferprüfung und zusätzlicher Maßnahmen. Der Supplier Hub erteilt ohne dokumentierten Nachweis keine neue Datenfreigabe. Diese Information behauptet nicht, dass für jeden bisherigen Empfänger bereits solche Verträge nachgewiesen wurden. Auskunft über den konkreten Empfänger, Zugriffsorte und anwendbare Garantien beziehungsweise eine Kopie dieser Garantien kann über den oben genannten Kontakt angefordert werden.

Speicherdauer

Kontodaten bleiben während der aktiven Zusammenarbeit gespeichert und werden nach ihrem Ende gelöscht oder eingeschränkt, sobald sie nicht mehr für Abwicklung, rechtliche Pflichten oder berechtigte Ansprüche erforderlich sind. Auslieferungsdaten sollen nach Auftragsende nur für erforderliche Nachbearbeitung und dokumentierte Pflichten aufbewahrt werden. Die konkrete Löschregel ist Bestandteil der Partnerprüfung beziehungsweise des AV-Vertrags. Eine Kontolöschung löscht nicht automatisch aufbewahrungspflichtige Rechnungen.

Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten je nach Dokumenttyp grundsätzlich zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Fristbeginn, Sonderregeln und verlängerte Fristen bei laufenden Verfahren sind zu berücksichtigen. Übrige Nachweise werden nur so lange gespeichert, wie ihr dokumentierter Zweck einschließlich Verjährung und laufender Verfahren dies erfordert.

Ihre Rechte

Betroffene Personen können nach den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden; gegen Direktwerbung jederzeit. Eine gesondert erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden.

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht: www.lda.bayern.de. Anfragen richten Sie bitte an info@cosplayhero.de. Zur Zuordnung und zum Schutz fremder Daten kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.

Ergänzend: Datenschutzinformation der Website · Lieferantenbedingungen · AV-Vertragsmuster.